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PDFを印刷して郵送していませんか?なんとWeb郵便サービスなら 99円~/1通で郵送できます。

 こんにちはドルフィンシステム福島です。

ドルフィンシステムでは2013年からクラウドのCRMサービスを契約していて、見積書や請求書の発行はCRMで行っています。2019年から印鑑も電子化しており、見積書や請求書がPDF版でOKなお客様のところにはメールでお送りしたり、Sharepointからダウンロードして頂いてます。

便利になりました。

ですが原紙が必要な場合もあり、その場合は弊社で印刷し郵送していました。
ちょっと手間です。


ですが、なんとPDFやWordファイルをネット経由でアップロードすれば印刷して郵送してくれる「Webゆうびん」というサービスが日本郵便で2010/2/1からスタートしていました!


つまり11年前。全然気づきませんでした!


このサービスものすごく使いやすいんですよ。

  • 用紙印刷・宛名印字・封筒詰め・郵送が1通あたり99円(白黒)・カラーなら146円。
  • 1通から利用可能。最大9999通まで一斉発送可能。
  • WordやPDFをアップロードするだけ
  • 当日配達の「Web速達」もあり(15:30受付で当日中配達)
  • 速達は525円(白黒)か544円(カラー)
  • 個人でも法人でも使えます。
  • 支払はクレジットカードか、料金後納が可能。

Webゆうびん
https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/


というわけで、今回は「Webゆうびん」で見積書を送ってみます!


利用登録する

まずWebゆうびんのトップページから「新規利用登録」をします。


メールアドレスとパスワードを入力して「次へ」を押すと、入力したメアドに確認メールが届きます。


メールのURLをクリックすると本登録開始。先ほど登録したユーザ名とパスワードでログインします。



名前と住所を入力。



本登録の確認をします。



次は決済方法を選択。私はクレジットカードにします。


カード番号を入力します。



ブラウザで広告ブロックを有効にしていると、カード登録が出来ないので、広告ブロックは無効にしておきましょう。


カードを登録します。


これで登録完了です。


送ってみる

早速試しに送ってみます。お試しなので、自分宛にCRMの見積書テンプレートを郵送してみます。事前にPDFにしておきます。


「Webゆうびん」のページにあるWebレターの「お申し込み」をクリック。


Webゆうびん
https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/



「文書ファイルのアップロード」の「選択」をクリックして送付するPDFを選択します。



アドビのソフト以外で作成したPDFをアップロードしたら、「文字化けは自分で確認してね」という趣旨の注意事項が表示されました。


アップロードした文書は無事読み込まれたようです。文字化けもありません。



下側の「内容を確定する」ボタンを押すと、仕上がりの確認画面になります。

1ページ目は、送付状のプレビュー。



2ページ目は本文のプレビューが表示されます。


OKから「差出人設定に進む」を押します。


差出人(自分)の情報を入力して「次へ進む」をクリック。


宛先の情報を入力して「次へ進む」をクリック。


さあ、これで内容を確認して同意のチェックをオンにします。



次に料金確認。白黒印刷ならプラス15円で送付できるのは手軽で安くて良いですね。


決済に進みます。



登録したカードで支払を進めます。


これで「申し込む」を押して完了。

無事に申し込みが完了しました。


到着した!

翌々日に、ポストに入っていました。


封筒右上には「コンピュータ郵便」と、なんともレトロな表現が!

昔「逓信総合博物館」で見た「手紙やハガキがものすごいスピードで仕訳されていく機械」が脳裏をよぎります。

※ちなみに仕訳する機械は、郵便番号自動読取区分機(懐かしい映像)というそうです。


封筒の裏側には「Webレター」の宣伝。



封筒の中には、送付状と見積書が3つ折りになって重なって入っています。


右側が原本の見積書で、左側がWebレターの見積書。

ほとんど同じですが、Webレターの方は本文は縮小されていて本文の周囲に番号やバーコードらしきものが印刷されていますね。


この図のように、印刷されています。特に困るものでもありませんが、気になる方は気になるかも。


まとめ

  • PDFをアップロードするだけで印刷して郵送できました。
  • 1通 +15円で印刷と投函の手間が省けます。
  • 切手を買っておく必要も無し。
  • 「今日中に印刷した見積書をくれ!」という場合は、Web速達で本日中に配送できます!


見積書や納品書・請求書を郵送しているというあなた!
是非、Webレターをご検討ください。

以上、ドルフィンシステム福島でした。



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