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こんにちはドルフィンシステム福島です。
ドルフィンシステムでは2013年からクラウドのCRMサービスを契約していて、見積書や請求書の発行はCRMで行っています。2019年から印鑑も電子化しており、見積書や請求書がPDF版でOKなお客様のところにはメールでお送りしたり、Sharepointからダウンロードして頂いてます。
便利になりました。
ですが原紙が必要な場合もあり、その場合は弊社で印刷し郵送していました。
ちょっと手間です。
ですが、なんとPDFやWordファイルをネット経由でアップロードすれば印刷して郵送してくれる「Webゆうびん」というサービスが日本郵便で2010/2/1からスタートしていました！
つまり１１年前。全然気づきませんでした！
このサービスものすごく使いやすいんですよ。
- 用紙印刷・宛名印字・封筒詰め・郵送が1通あたり99円(白黒)・カラーなら146円。
- 1通から利用可能。最大9999通まで一斉発送可能。
- WordやPDFをアップロードするだけ
- 当日配達の「Web速達」もあり(15:30受付で当日中配達)
- 速達は525円(白黒)か544円(カラー)
- 個人でも法人でも使えます。
- 支払はクレジットカードか、料金後納が可能。
Webゆうびん
https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/
というわけで、今回は「Webゆうびん」で見積書を送ってみます！
利用登録する
まずWebゆうびんのトップページから「新規利用登録」をします。
メールアドレスとパスワードを入力して「次へ」を押すと、入力したメアドに確認メールが届きます。
メールのURLをクリックすると本登録開始。先ほど登録したユーザ名とパスワードでログインします。
名前と住所を入力。
本登録の確認をします。
次は決済方法を選択。私はクレジットカードにします。
カード番号を入力します。
ブラウザで広告ブロックを有効にしていると、カード登録が出来ないので、広告ブロックは無効にしておきましょう。
カードを登録します。
これで登録完了です。
送ってみる
早速試しに送ってみます。お試しなので、自分宛にCRMの見積書テンプレートを郵送してみます。事前にPDFにしておきます。
「Webゆうびん」のページにあるWebレターの「お申し込み」をクリック。
Webゆうびん
https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/
「文書ファイルのアップロード」の「選択」をクリックして送付するPDFを選択します。
アドビのソフト以外で作成したPDFをアップロードしたら、「文字化けは自分で確認してね」という趣旨の注意事項が表示されました。
アップロードした文書は無事読み込まれたようです。文字化けもありません。
下側の「内容を確定する」ボタンを押すと、仕上がりの確認画面になります。
1ページ目は、送付状のプレビュー。
2ページ目は本文のプレビューが表示されます。
OKから「差出人設定に進む」を押します。
差出人(自分)の情報を入力して「次へ進む」をクリック。
宛先の情報を入力して「次へ進む」をクリック。
さあ、これで内容を確認して同意のチェックをオンにします。
次に料金確認。白黒印刷ならプラス15円で送付できるのは手軽で安くて良いですね。
決済に進みます。
登録したカードで支払を進めます。
これで「申し込む」を押して完了。
無事に申し込みが完了しました。
到着した！
翌々日に、ポストに入っていました。
封筒右上には「コンピュータ郵便」と、なんともレトロな表現が！
昔「逓信総合博物館」で見た「手紙やハガキがものすごいスピードで仕訳されていく機械」が脳裏をよぎります。
※ちなみに仕訳する機械は、郵便番号自動読取区分機(懐かしい映像)というそうです。
封筒の裏側には「Webレター」の宣伝。
封筒の中には、送付状と見積書が３つ折りになって重なって入っています。
右側が原本の見積書で、左側がWebレターの見積書。
ほとんど同じですが、Webレターの方は本文は縮小されていて本文の周囲に番号やバーコードらしきものが印刷されていますね。
この図のように、印刷されています。特に困るものでもありませんが、気になる方は気になるかも。
まとめ
- PDFをアップロードするだけで印刷して郵送できました。
- 1通 +15円で印刷と投函の手間が省けます。
- 切手を買っておく必要も無し。
- 「今日中に印刷した見積書をくれ！」という場合は、Web速達で本日中に配送できます！
見積書や納品書・請求書を郵送しているというあなた！
是非、Webレターをご検討ください。
以上、ドルフィンシステム福島でした。
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