OneNote が無いと仕事になりません

OneNote 使ってますか?OneNote

Office 2003 の時代からマイクロソフトから販売されている統合メモソフトで、Office2007 からは Office に標準搭載されるようになって、現在の OneNote2010 からは Windows Phone7 にも搭載されています。

 

分かりやすいイメージとしては Evernote みたいなものと考えれば良いでしょう。

しかし!!

 

仕事で使う上で Evernote よりも素晴らしい点がいくつもあります!

  1. 社内のサーバや PC で簡単に共有可能

Evernote はクラウド上にクリッピングしたデータを保存しますので、PC 以外にもスマートフォンやタブレットで外出中も見られるのが魅力!

しかーし。

仕事用でそれは怖いですよね。NDA の関連で社外にデータを持ち出すことが出来ない条件がある場合、Evernote で仕事のデータを共有するのは不可能。

 

しかし OneNote ならデータファイル (拡張子 .one) を社内のサーバにコピーして、それを複数の OneNote で開けば直ぐに共有できます。

(普通の PC のファイル共有でも OK!)

みんなで同じファイルを開いて編集すれば、後は勝手にデータが同期されて最新の情報をみんなで共有できます。 

  1. Windows Live Office365 でクラウド共有

上のように社内の共有はデータファイルをみんなで開けば OK!

ではクラウド共有はどうするのでしょう?

 

これもちゃんとマイクロソフトは解決策が用意されています。

たとえば Windows Live。これは Hotmail が数段グレードアップした、個人向けの Web サービス。ブラウザでメールのやりとりをする Hotmail 以外にも、スケジュールの共有 SkyDrive(Dropbox のようなオンラインストレージ) もあります。

 

グーグル系サービスとの比較

 

Windows Live

Google

メール

Hotmail

Gmail

スケジュール

カレンダー

Google カレンダー

連絡先

アドレス帳

Gmail のアドレス帳

写真共有

SkyDrive

Picasa

ドキュメント共有

SkyDrive Word, Excel, PowerPoint, OneNote のファイルをおける&編集、共有も!

Google Document
Word, Excel, PowerPoint
互換の作成、編集、共有が可能。

 

この SkyDrive 25GB の無料ストレージ空間。

OneNote 2010 は、この SkyDrive にデータファイルを保存&同期ができます。

 

OneNote で作成したメモを SkyDrive 上に保存すれば、PC からでもスマートフォン(iPhone, Android, Windows phone) からでも見る&編集可能!

 

Office365 を使えばさらに安定性&セキュリティを増したビジネスユースのサービスで OneNote をクラウド共有で使えます。

 

 

では私たちがどのように OneNote を使っているのかご紹介~

 

  1. データシートをクリップ♪

ドルフィンシステムでは FPGA LabVIEW を使った信号処理を仕事としています。

で、よく見るのが製品のデータシートやアプリケーションノート。

例えば Xilinx Virtex シリーズのロジックセル数は良く参照します。

Virtex5 にインプリしたデザインが Virtex7 なら何個はいるかな~?」

という比較ですね。

こういうのはこの画像のように、Virtex PDF からスペック表だけを切り取って貼っておけば、Virtex すべてのスペックを横断して一気に見ることが出来ます。

 

一目で見たい情報ってあるけど実際にはそれぞれの PDF に分かれてて、PDF をあちこち見てる・・・と言うことが大幅に減ります。

 

clip_image001[4]

 

  1. デバッグのログをそのままクリップ→写真も入れておけば 作業ログ・報告書が完成♪

FPGA に信号処理アルゴリズムを実装して、その出力をスペアナで見る」こういう事を毎日しているのが私たちの仕事。

 

この作業ログをどうやったら効率よくできるのか?

 

これも OneNote で解決!

 

たとえばこの画像ですね。

タイトルには日付と行なった内容を書いておいて、試験条件とその時のスクリーンショットを貼っておく。

 

clip_image002[4]

 

基本はこういう形でどんどんログを作っておきます。

こうしておけば「昨日のテスト条件なんだっけ?」とか「確か綺麗に波形が表示されてたと思う」という、ありがちなやりとりをなくすことが出来ます。

 

で、装置が完成したらこのログの中から確定したデータの抜き出してまとめれば、そのまま試験成績書&報告書が完成~♪

 

OneNote テキストも画像も一緒に貼っておけるのが、一番の利点。

これを導入するまでは、

  1. フォルダを作成
  2. 文書を Word かテキストエディタで作成。
  1. ついで装置から取得したログ (CSV とか) も入れておく
  1. スクリーンショットも JPEG で入れておく

という流れで、ファイルは増えるは文書と画像の一覧性が悪いわで、めんどくさい仕事でしたが、OneNote に貼っておけばちゃんとした報告書っぽい文書ができあがってしまう不思議。

 

  1. 気になったネタをまとめておく→ざっと成形して客先提案書を作成完了!!

OneNote には作業ログ以外にも、目についた Web のクリップなども貼っておきます。次の仕事のネタとか、面白そうな情報をみつけたら直ぐに OneNote にコピーです。

 

あと客先打ち合わせから帰ってきたら、その議事録というかメモを作成して、それに自分のコメントを書いたり、クリップした画像を貼ったり、Visio で作成したブロック図を貼り込んでいけば、なんとそのまま提案書らしきものが出来ちゃいます。

これを PDF に保存して客先にメール。

 

  1. 見つけたネタ・頭の中のもやもやを書いておく
  1. これらを見直す&整理する
  1. 見栄えの良い文書に整形

この一連の作業を途切れずに行えるのは OneNote だけ!

 

  1. ブログにアップ!

ここまではここ数年の OneNote の使い方。

最近これから一歩進んだ使い方が出来るようになりました。

それはまた次のポストで!

 

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